Le marché des logiciels de gestion des entretiens regorge de solutions plus ou moins avancées. Pour vous aider à choisir, voici cinq critères essentiels à exiger d’une solution de ce type.
Un formulaire personnalisable
Un logiciel d’entretien doit permettre de créer autant de formulaires que nécessaire, adaptés à chaque type d’entretien (annuel, parcours professionnel, retour d’absence, forfait-jours, 360°, etc.).
Les formulaires sont personnalisables en fonction de vos besoins : évaluation par étoiles, échelle de notes, évaluation de compétences, demandes de formation, questions ouvertes, questions fermées ou à choix multiples.
Des campagnes d’entretiens faciles à configurer et à dupliquer
Inutile de se limiter aux seuls entretiens obligatoires prévus par la loi. Un logiciel d’entretiens efficace permet de créer autant de campagnes que nécessaire (annuelles, parcours professionnels, retours d’absence, forfait-jours, 360°, fin de mission…).
Grâce à une configuration intuitive, vous partez d’un modèle, dupliquez la campagne, ciblez les populations concernées et fixez des échéances claires. Et si un collaborateur rejoint le périmètre en cours de route, il suffit de l’ajouter à la campagne sans interrompre ce qui est déjà lancé.
Une vue claire de l’avancée des entretiens
La majorité des campagnes d’entretiens s’étend sur 1 à 2 mois. Sans vue globale sur leur déroulé, difficile d’intervenir au bon moment et auprès de la bonne personne, de traiter rapidement les sujets à risque ou d’identifier les entretiens qui tardent à vous revenir.
Un tableau de bord centralisé indique en temps réel :
- les entretiens non réalisés ;
- ceux en cours ;
- ceux en attente de validation ;
- ceux clôturés.
Vous pouvez vous appuyer sur des relances automatiques groupées, plutôt que de consacrer des heures à relancer manuellement les retardataires.
La centralisation et l’archivage des comptes-rendus d’entretiens
En cas de contrôle, vous devez pouvoir démontrer que les entretiens obligatoires ont bien été réalisés. Une solution comme Lucca Performance centralise les comptes-rendus téléchargeables et conserve l’historique année après année. Managers et collaborateurs retrouvent aisément les synthèses des entretiens précédents pour préparer les prochains échanges.
Des données exploitables
Un logiciel de gestion des entretiens transforme les données collectées en graphiques directement exploitables. Il permet par exemple de filtrer par équipe, métier ou site. Les analyses se mettent à jour au fil des entretiens réalisés : vous pouvez détecter des tendances (compétences à renforcer, besoins de formation, signaux faibles) sans attendre la clôture de la campagne. Les équipes RH passent moins de temps à consolider des fichiers, et davantage à analyser et arbitrer.
